Visos ES investicijų programose dalyvaujančios šalys įsipareigoja administravimui pasitelkti specialius standartus atitinkančias informacines sistemas. Lietuvoje šiam tikslui sukurta INVESTIS ir jos specializuotas DMS modulis šiemet žengia į naują etapą. Siekiant išspręsti per kelerius naudojimo metus išryškėjusius praktinius iššūkius ir geriau išnaudoti sistemos potencialą, 2026–2027 m. įgyvendinamas INVESTIS vystymo ir plėtros planas.
Ruošiantis INVESTIS atnaujinimui, buvo atlikta išsami situacijos analizė, parengtas strateginis vystymo ir plėtros planas bei suburta DMS naudotojų fokus grupė. Taip pat spalio pradžioje Centrinė projektų valdymo agentūra (CPVA) tapo sistemos pilnateisiu valdytoju.
Tvarus prioritetų ir poreikių valdymas
Kuriant sistemą daugelį sprendimų nulėmė poreikis kuo greičiau pradėti ją naudoti. „Sistema sėkmingai startavo ir užtikrino pagrindinius poreikius. Visgi dabar tinkamas laikas ją įvairiapusiškai atnaujinti, nes per kelerius naudojimo metus jau išryškėjo praktiniai procesų iššūkiai ir papildomi poreikiai, padėsiantys realizuoti daugiau INVESTIS potencialo“, – pasakoja CPVA Programų informacinių sistemų skyriaus, atsakingo už INVESTIS vystymą, vadovas Artūras Patapas.
Pasak A. Patapo, vystymo ir plėtros planas ypatingas net keletu aspektų. Pirmiausia, INVESTIS ir jos dalis DMS yra veikianti, kiekvieną dieną aktyviai naudojama sistema. Įgyvendinami atnaujinimai turi netrikdyti įprasto naudojimo ritmo ir investicijų administravimo ciklo. Be to, pagrindinė INVESTIS funkcija – tęstinės atskaitomybės Europos Komisijai užtikrinimas. Jis vykdomas, remiantis reglamentu ir aiškiomis gairėmis, į kurias būtina atsižvelgti.
Vystymo ir plėtros planas sudarytas bei įgyvendinamas pirmiausia didžiausią dėmesį skiriant sistemos stabilizavimui, o po to – jos tobulinimui. „Poreikius valdome tvariai – tobulinimo kryptys jau buvo identifikuotos, tačiau investuojame laiko papildomai analizei, planavimui, kad jau veikiančios sistemos atnaujinimas vyktų ypač atsakingai. INVESTIS tobulinimas vyksta etapais, kiekvienam iš jų nustatome konkrečius tikslus, užduotis ir reikalavimus. Taip pat aktyviai bendradarbiaujame su suinteresuotomis šalimis ir naudotojais, kad būtų įgyvendinami tik aktualūs ir pridėtinę vertę kuriantys sprendimai“, – teigia A. Patapas.
Kelios strateginės atnaujinimų kryptys
INVESTIS vystymo ir plėtros veiksmuose daug dėmesio skiriama duomenims, jų kokybei ir prieinamumui. Technologinėmis korekcijomis siekiama didinti duomenų išsamumą ir patikimumą, nes tai būtina efektyviam deklaravimo procesui ir apskaitos vykdymui. Išlaidų Europos Komisijai deklaravimo patobulinimas yra kertinė vykdomų atnaujinimų ašis. Sustiprinta INVESTIS taps patikimu atitiktį užtikrinančiu įrankiu – deklaruoti duomenis bus galima be papildomų patikrinimų, kuriems iki šiol buvo skiriama nemažai laiko ir kitų resursų.
Taip pat sistemos atnaujinimai, planuojama, padidins ir jos patogumą naudotojams. Jie galės greičiau atlikti kasdienius darbus – mažės administracinė našta ir augs veiklos efektyvumas.
„INVESTIS – pagrindinis įrankis skirtingoms naudotojų grupėms dalyvauti ES investicijų programose. Kai naudotojai patogiai mato projektų duomenis, progresą, kitą operatyvinę informaciją, gali projekto apskaitoje greitai rasti likučius konkrečiai dienai ir žino jų algoritmą, tuomet patogu atlikti bet kokius techninius veiksmus – auga naudotojų pasitenkinimas. Be to, atsižvelgdami į DMS naudotojų veiklos specifiką, jiems išplėsime komunikacijos galimybes, patobulinsime sistemos navigaciją, padidinsime duomenų prieinamumą“, – pasakoja INVESTIS vystymo komandos vadovas.
Naudotojai – aktyvūs pokyčių dalyviai
Etapais suplanuoti INVESTIS atnaujinimai jau prasidėjo. Šių metų vidurį galima apibūdinti kaip pereinamąjį laikotarpį, kai buvo atliekami pagrindiniai sistemos stabilizavimo darbai, sprendžiami seniau registruoti veikimo sutrikimai ir incidentai. Rugpjūtį baigtas įgyvendinti pirmasis atnaujinimo etapas – įdiegta daugiau kaip 100 smulkių, bet labai svarbių pakeitimų, apimančių 34 sistemos tobulinimo kryptis. Iki 2026 m. pabaigos planuojama baigti ir antrąjį atnaujinimo etapą, kuriame dominuoja duomenų kokybės ir pasiekiamumo sprendimai.
INVESTIS vystymo komandos vadovo teigimu, naudotojų informavimas ir įtraukimas tiek pat svarbus, kiek ir kokybiškas techninių užduočių realizavimas. „Norime INVESTIS ir DMS naudotojus ne tik laiku informuoti apie planuojamus pasikeitimus, tačiau ir padėti jiems tinkamai pasiruošti sklandžiai naudoti sistemą. Naudotojus reguliariai informuojame apie progresą, jau atliktus patobulinimus ir pataisytas klaidas, organizuojame nuotolinius mokymus, klausimų ir atsakymų sesijas, talpiname vaizdo įrašus, instrukcijas ir kitą informacinę medžiagą. Naudotojai jiems patogiu metu gali susipažinti su pakeitimais ir juos perprasti. Kituose atnaujinimo etapuose laikysimės tokių pačių principų, kad jau veikiančios sistemos atsinaujinimas būtų kuo sklandesnis“, – sako A. Patapas
Naudotojų galimybės įsitraukti neseniai buvo dar labiau išplėstos. Vasaros pabaigoje suburta DMS naudotojų fokus grupė, prie kurios prisijungė 30 skirtingų organizacijų atstovai. Planuojama šios grupės veikla – tęstinis įvairių formatų dialogas. Grupės nariai galės identifikuoti poreikius, įvertinti sistemos naudojimo patirtį, išbandyti naujus funkcionalumus, diskutuoti apie naujus pasiūlymus ir kitaip prisidėti prie sistemos tobulinimo. „DMS Lietuvoje naudoja beveik 6 tūkst. žmonių. Sunku suburti visus, kad kiekvienas galėtų pasidalinti asmenine patirtimi. Visgi tarp naudotojų galima aiškiai identifikuoti skirtingų profilių organizacijas. Tad bendradarbiaudami su fokus grupe galime efektyviai gauti kokybišką grįžtamąjį ryšį, kuris bus be galo naudingas ieškant geriausių sprendimų visiems sistemos naudotojams“, – patirtimi dalijasi INVESTIS vystymo komandos vadovas A. Patapas.
INVESTIS vystymo planas ir jo įgyvendinimas neatsiejamas nuo CPVA veiklos principų. „Esame atsakingi už strateginių šalies programų administravimą, todėl nuolat tobuliname veiklą ir keliame ambicingus efektyvumo ir inovatyvumo tikslus. CPVA strategijoje paslaugų atnaujinimą, dar didesnę orientaciją į klientus ir administracinės naštos mažinimą esame išskyrę kaip pagrindinius prioritetus. INVESTIS vystymas tampa vienu iš pavyzdžių, sujungiantis būtinus pokyčius ir pridėtinės vertės kūrimą", – teigia CPVA direktorė Indrė Šuolienė.