Šiuo metu projekto vykdytojui ir partneriui priklauso daug nekilnojamojo turto, kurį reikia administruoti ir efektyviai panaudoti. Tačiau dažnai savivaldybių turtas valdomas decentralizuotai, o įstaigos ar savivaldybių skyriai dirba skirtingais metodais ir naudoja skirtingas, tarpusavyje nesujungtas sistemas. Pavyzdžiui, naudojamos atskiros duomenų bazės, o didelė dalis duomenų laikoma popieriniuose dokumentuose. Specifinei informacijai surinkti, apdoroti, saugoti ir pateikti reikia daug rankinio darbo, todėl užduotys atliekamos nekokybiškai arba lėtai pasiekia atsakingus asmenis. Elektroniniai dokumentai naudojami, tačiau ir čia nėra centralizuotos jų valdymo sistemos. Esant poreikiui, duomenys perkeliami iš vienos sistemos į kitą rankiniu būdu, o tai sukelia papildomas problemas ir riziką. Rankiniai procesai ir vieningos sistemos trūkumas reikalauja daug laiko sąnaudų iš darbuotojų, kurie privalo įvesti, tvarkyti ir perkelti duomenis iš vienos sistemos į kitą arba iš popierinių dokumentų į skaitmeninę formą. Tai sulėtina operacijas ir gali sutrukdyti tinkamai įgyvendinti numatytus projektus. Neturint informacijos vienoje vietoje ir neatliekant kokybiškos duomenų analizės, yra sudėtinga planuoti investicijas. Naudojant atskiras duomenų bazes ir popierinius dokumentus, yra rizika, kad informacija gali būti nebeaktuali arba nepasiekiama tam tikru momentu. Tai gali sukelti problemų darbuotojams, kurie negali greitai gauti ar rasti reikiamos informacijos. Be to, jei duomenys yra perkelti rankiniu būdu, tai padidina duomenų praradimo tikimybę. Viešųjų ir administracinių paslaugų gavėjai (piliečiai ir įmonės), turi didelį poreikį greitoms ir patikimoms nekilnojamojo turto nuomos ir pardavimo ir su tuo susijusių dokumentų pateikimo paslaugoms, kurias jie norėtų pasiekti ir atlikti internetu, naudodamiesi patogiomis ir saugiomis sistemomis. Dauguma jų šiuo metu susiduria su ilgu laukimo laiku, dokumentų praradimo rizika ir neefektyvia komunikacija su institucijomis. Taip pat, institucijos darbuotojai siekia automatizuotų ir centralizuotų sistemų, kurios sumažintų jų darbo krūvį, padidintų efektyvumą ir mažintų klaidų skaičių, todėl kyla poreikis skaitmenizuoti viešąsias paslaugas. Projekto įgyvendinimo metu Šiaulių ir Panevėžio miestų savivaldybėse bus tobulinamos trumpalaikio nekilnojamojo turto nuomos paslaugos. Projekto metu Šiaulių miesto savivaldybės administracija skaitmenizuos prašymo dėl daugiabučio namų savininkų bendrijos steigimosi išlaidų kompensavimo priėmimo paslaugas, taip pat savivaldybės būstų ir pagalbinio ūkio pastatų, jų dalių pardavimo procedūrų vykdymo paslaugas. Pagrindinis projekto tikslas – įdiegti turto valdymo informacinę sistemą Šiaulių miesto ir Panevėžio miesto savivaldybių administracijose. Tikslas apima duomenų skaitmenizavimą, tokiu būdu užtikrinant tinkamą atitinkamų į klientą orientuotų administracinių ir viešųjų paslaugų teikimą projekto partnerių savivaldybėse. Projekto tikslas siejasi su Šiaulių ir Panevėžio miestų savivaldybių strateginiais dokumentais: - Projekto tikslas atitinka Šiaulių miesto 2015–2024 m. savivaldybės strateginio plėtros plano (patvirtintas Šiaulių miesto savivaldybės tarybos 2016 m. rugpjūčio 25 d. sprendimu Nr. T-32, patikslintas 2022 m. lapkričio 3 d. sprendimu Nr. T-383) 2.3. tikslą „Teikti kokybiškas ir bendruomenės lūkesčius atitinkančias viešąsias paslaugas“ bei 2.3.2. „Išvystyti visiems prieinamas, kokybiškas viešąsias paslaugas, pasitelkiant informacines technologijas“. - Projekto tikslas atitinka Panevėžio miesto savivaldybės 2021–2027 m strateginio plėtros plano (patvirtintas Panevėžio miesto savivaldybės tarybos 2021 m. gruodžio 23 d. Nr. 1-362) 1.5. tikslą „Stiprinti vietos savivaldą ir vykdyti efektyvų miesto įmonių ir įstaigų valdymą“ bei 1.5.2. uždavinį „Pagerinti skaitmeninį junglumą“. Projekto tikslas taip pat atitinka Panevėžio miesto savivaldybės 2024–2026 m. strateginio veiklos plano (patvirtintas Panevėžio miesto savivaldybės tarybos 2016 m. rugpjūčio 25 d. sprendimu Nr. T-32) Savivaldybės turto valdymo programos tikslus ir uždavinius. Projektu taip pat prisidedama įgyvendinant 2021–2030 metų Lietuvos Respublikos ekonomikos ir inovacijų ministerijos valstybės skaitmeninimo plėtros programos pažangos priemonės Nr. 05-002-01-07-08 „Kurti technologinius sprendimus ir įrankius, leidžiančius saugiai ir patogiai naudotis paslaugomis“ įgyvendinamo Nacionalinio pažangos plano pirmojo strateginio tikslo „Pereiti prie mokslo žiniomis, pažangiosiomis technologijomis, inovacijomis grįsto darnaus ekonomikos vystymosi ir didinti šalies tarptautinį konkurencingumą“ uždavinio Nr. 1.7. „Skatinti valstybės skaitmeninimą“. Įgyvendinus projektą, numatomos šios naudos (joms priskiriamas balas nuo 1 iki 5): Išaugtų paslaugos ir (ar) jai suteikti reikalingų veiklos procesų atsparumas kibernetinėms grėsmėms – 5; Sumažėtų klaidų teikiant paslaugą tikimybė – 5; Paslaugos teikimo veiklos procesams atlikti reikėtų mažiau žmonių – 5; Paspartėtų paslaugai suteikti reikalingi veiklos procesai – 5; Būtų suvienodinta tokią pačią paslaugą teikiančių institucijų analogiškų veiklos procesų atlikimo praktika – 5; Padidėtų paslaugos teikimo veiklos procesų skaidrumas – 5; Institucija per tą patį laiką galėtų aptarnauti daugiau paslaugos gavėjų -5; Būtų taupomas paslaugos teikimo veiklos procesus atliekančių darbuotojų laikas – 5; Mažėtų paslaugos suteikimo laiko ir sprendimo priklausomybė nuo netinkamo paslaugą teikiančių darbuotojų veikimo – 5; Paslaugos gavėjui mažėtų poreikis kreiptis į įvairias institucijas, siekiant gauti paslaugą – 5; Būtų galima automatizuotai kaupti su paslaugos teikimo veiklos procesais susijusias žinias ir patirtį (organizacijos žinių valdymas, institucinės atminties išsaugojimas) – 5; Būtų sustiprinta ir paspartinta tarpinstitucinė komunikacija, siekiant suteikti paslaugą -5; Paslauga taptų lengviau prieinama įvairių gebėjimų paslaugų vartotojams – 5; Išaugtų vartotojų pasitenkinimas institucijų teikiamomis paslaugomis - 5 Sumažėtų finansinės paslaugos teikimo veiklos procesų atlikimo sąnaudos – 5; Išaugtų paslaugų gavėjų (sprendimo naudotojų) skaičius – 5; Išaugtų paslaugų gavėjų (sprendimo naudotojų) pasitenkinimas teikiama paslauga – 5; Įgyvendinant projektą, dalinai bus įdiegtos priemonės perduoti el. paslaugų būsenų pokyčius ir prieinamumo stebėsenos duomenis į VIISP sistemą (žr. Priedą). Galiausiai, Projektas atitinka skaitmeninių sprendimų privalomus kriterijus, nustatytus Skaitmeninių sprendimų vertinimo metodikos 1 priedo lentelėje: (1.1, 2.2, 2.3, 3.1, 3.2, 4.1, 4.3, 5.1, 5.2, 5.3, 7.3, 8.1, 9.1). Projekto metu numatoma sukurti NT valdymo sistemą, kuria galės naudotis visi suinteresuoti asmenys. Projekto atitikti HP aprašyta 3.8. punkte. Būtina pažymėti, kad trumpalaikės nekilnojamojo turto nuomos paslaugos neįmanoma vykdyti per VIISP ir/ar epaslaugos.lt, nes Trumpalaikės patalpų nuomos procesas turėtų būti lengvai suprantamas vartotojui, pasitelkiant grafinius elementus. Vartotojas turi turėti galimybę pamatyti norimo išsinuomoti nekilnojamo turto (salės, kabineto ar kt.) nuotraukas, užimtumo kalendorių. Taip pat, kalendoriaus pagalba rezervuoti laiką. Patalpų administratoriai, turi turėti galimybę patalpinti naujas nuotraukas, pridėti aprašymus, administruoti kalendorių. Dėl šių priežasčių nėra galimybių šių paslaugų vykdyti per VIISP. Savivaldybės būstų ir pagalbinio ūkio pastatų, jų dalių pardavimo procedūrų vykdymo paslaugų taip pat neįmanoma vykdyti per VIISP, nes procedūros privalomai vykdomos per VĮ Registrų centro evarzytines.lt portalą. Sistemos stebėsenos priemones tiek ŠMSA, tiek PMSA jau turi. Sistemos stebėsenai naudojamos priemonės: MS Windows server Event viewer; VMWare; Zabbix, Symantec™ Protection Suite Enterprise. Šios sistemos leidžia stebėti sistemos mazgų apkrovas, sistemos mazgų neveikimo įvykius ir jų istoriją, viešai prieinamų sistemos komponentų neveikimo įvykius ir jų istoriją, sistemos duomenų mainų sąsajų veikimo būseną ir jos neveikimo istoriją, informuoti administratorius apie kritinius sistemos veikimo įvykius. Papildomai paaiškiname, kad kadangi projekto apimtyje bus kuriamas/modernizuojamas skaitmeninis sprendimas arba bus kuriama/modernizuojama egzistuojančio sprendimo dalis ir jis nebus įsigyjamas rinkoje kaip paslauga jau egzistuojančio sprendimo, bus numatyta įdiegti automatinio diegimo (angl. Continuous integration / Continuous Delivery and Deployment, CI/CD) priemones bei parengti automatinio diegimo procedūras iš pareiškėjo valdomos programinio kodo saugyklos. Tokiu atveju, kuriamų informacinių sistemų ir registrų arba kuriamo/modernizuojamo egzistuojančio sprendimo dalies išeities kodas bus saugomas pareiškėjo valdomoje programinio kodo saugykloje, o pasirinkta licencija leistų jį pakartotinai panaudoti.