Projektu prisidedama prie 2021–2030 metų Lietuvos Respublikos ekonomikos ir inovacijų ministerijos valstybės skaitmeninimo plėtros programos pažangos priemonės Nr. 05-002-01-07-08 „Kurti technologinius sprendimus ir įrankius, leidžiančius saugiai ir patogiai naudotis paslaugomis“ aprašo patvirtinimo“ įgyvendinamo Nacionalinio pažangos plano uždavinio Nr. 1.7. Skatinti valstybės skaitmeninimą. Joniškio rajone detalios kapinių infrastruktūros inventorizacijos ir privalomai saugomų duomenų skaitmeninio registro trūkumas bei teikiamų aptarnavimo paslaugų lygis neatitinka šios dienos poreikių. Savivaldybės seniūnijose visi laidojimo duomenys vis dar kaupiami popieriniuose žurnaluose, sprendimams priimti specialistai turi keliauti po visas seniūnijas, kapinėse vertinti kapavietes, taip prailginant paslaugos teikimo laiką itin jautriu aptarnaujamam asmeniui gyvenimo atveju. Laidojimo duomenų informacinės sistemos diegimas, esamų valstybinių IT sistemų integracijos, kapinių infrastruktūros inventorizavimas bei laidojimo duomenų skaitmeninimas sukurtų tikslius skaitmeninius kapinių žemėlapius, kiekviena kapavietė turėtų savo identifikacijos numerį bei tikslias koordinates, sistemoje būtų patalpinta kiekvienos kapavietės nuotrauka, suskaitmeninami visi popieriniai laidojimo žurnalai, visi tekstiniai bei grafiniai duomenys susiejami su konkrečia kapaviete. Joniškio rajono savivaldybės unikalios skaitmeninės kapinių duomenų bazės sukūrimo, jos atvėrimo gyventojams ir laidojimo viešųjų paslaugų bei duomenų administravimo procesų skaitmeninimo projekte detaliai išnagrinėtas kapinių valdymo ir administravimo procesas ir procedūros, šiuo metu suteikiamų paslaugų apimtys, pristatyti fizinių viešųjų paslaugų teikimo trūkumai ir poreikiai juos pašalinti, modernizuojant paslaugų teikimą bei inventorizuojant ir suskaitmeninant rajone esančias kapines. Joniškio rajono savivaldybės administracija atsakinga ir teikia viešąsias paslaugas rajone esančiose 51-ose veikiančiose riboto laidojimo kapinėse. Kapinių užimama teritorija siekia 40 hektarų. Preliminariais skaičiavimais bendras palaidotųjų skaičius jose siekia 4 6032. Per metus visose kapinėse preliminariai išduodamas 651 leidimas laidoti. Įgyvendinus projektą bus suinventorizuoti visų Joniškio rajone esančių veikiančių riboto laidojimo kapinių duomenys ir sukurti skaitmeniniai kapinių žemėlapiai integruoti į laidojimo duomenų informacinę sistemą. Atlikus kapinių inventorizaciją ir duomenis perkėlus į elektroninę erdvę, bus sudaryta galimybė greičiau išduoti leidimus laidoti, sutrumpės informacijos paieškos laikas, sumažės informacijos registravimo klaidų rizika, užtikrinta duomenų apsauga, pašalinta korupcijos galimybė suteikiant naujas kapavietes. Įgyvendinus projektą bus sukurta laidojimo duomenų informacinė sistema su integruotais skaitmeniniais kapinių žemėlapiais, duomenų registravimo baze, integracinėmis su Valstybinėmis IT sistemomis bei kitais automatizuotais sprendimais, kuri atveriama gyventojams bei visuomenei. Projekto įgyvendinimo metu bus prisidedama prie 2022–2030 metų Regionų plėtros programos problemų sprendimo, pvz., viešųjų paslaugų prieinamumo gerinimas visiems; didinama neįgaliųjų ir jų šeimų, senyvo amžiaus žmonių bei kitų pažeidžiamų ir socialinėje atskirtyje esančių grupių gerovė, gerinti savivaldybių teikiamas viešąsias paslaugas ir infrastruktūros valdymą̨, užtikrinant inovatyvių technologinių sprendimų diegimą̨, optimizuoti viešojo sektoriaus išorės ir vidaus administravimo procesus, diegiant bendrus technologinius sprendimus. Kuriant skaitmeninį sprendimą bus prisidedama prie 2022–2030 m. Regionų plėtros programoje (toliau – RPP) nustatytos regioninės plėtros 2 problemos „Atskiriems regionams būdinga didesnė skurdo rizika ir socialinė atskirtis“ sprendimo, prisidedant prie poveikio rodiklio pasiekimo „Asmenys, patiriantys skurdo riziką ar socialinę atskirtį.“, taip pat prie 3 problemos „Nepakankamai tvari aplinka, daranti neigiamą įtaką regionų patrauklumui“ sprendimo, prisidedant prie poveikio rodiklio pasiekimo „Šiltnamio efektą sukeliančių dujų išmetimas 1 gyventojui – gyventojų kelionių įtaka (lengvųjų automobilių, motociklų, mopedų ir viešojo transporto naudojimas)“. Sukūrus vientisą skaitmeninį laidojimo duomenų registrą visi jautrūs duomenys jų peržiūrai ir redagavimui būtų pasiekiami tik su konfidencialiais ir unikaliais prisijungimais, visi pokyčiai registre fiksuojami veiksmų žurnale identifikuojant juos atlikusius asmenis. Sistema suteiks galimybę sprendimui priimti įvertinti visus reikiamus informacijos šaltinius vienoje vietoje, matyti visus istorinius veiksmus, numatyta 4-ių akių patikros funkcija, kai suvestus duomenis patvirtinti gali būti pasitelkiamas kitas darbuotojas. Atsakingas specialistas gali priimti sprendimą įvertinęs visą informaciją pats, nesitelkdamas kapinių prižiūrėtojo informacija iš fizinės paslaugos suteikimo vietos, t.y. kapinių. Sistema suteikia galimybę sprendimą priimti nevykstant į vietą, paslaugos suteikimo laikas atskirais atvejais sumažėja nuo 20 darbo dienų iki kelių valandų. Suskaitmeninus veiklos procesus sudaroma galimybė dalintis gerąją praktiką su kitomis savivaldomis taip suvienodinant procesų atlikimą. Sistemoje registruojant visus istorinius veiksmus ir už juos atsakingus asmenis maksimaliai sumažinama korupcijos tikimybė, duomenų bazės prieinamumas gyventojams prisideda prie visuotinio laidojimo procesų skaidrinimo. Vienas pagrindinių projekto rezultatų – maksimaliai sumažinamas aptarnavimo laikas ir darbo užmokesčio sąnaudos. Daugelis sprendimo priėmimo dedamųjų perkėlus į skaitmeninę erdvę standartizuojami ir apsaugomi nuo nesankcionuotų pokyčių taip išlaikant sprendimų kokybę. Pvz.: fiksuoti galimi išduodi kapaviečių dydžiai. Sistemos integracijos su numatytomis kitų institucijų sistemomis maksimaliai sumažina gavėjui poreikį kreiptis į kitas institucijas ir paslaugą galima gauti tiesiai iš paslaugos tiekėjo. Skaitmeninis laidojimų duomenų registras ir atitinkamos ataskaitos leidžia kaupti ir analizuoti laidojimo tendencijas ir kapinių teritorijų poreikį. Sistemos duomenis gali pasiekti kitų institucijų darbuotojai iškart iš savo darbo vietos turint jiems suteiktus prisijungimus. Dėl sumažėjusių reikalingų pateikti dokumentų skaičiaus ir tarpinstitucinių duomenų mainų, vartotojams paslauga būtų suteikiama greičiau ir paprasčiau, nes 95% duomenų bus pasiekiama vienoje sistemoje. Laidojimo paslaugų ir jų suteikimo procesų, kaip ypač jautrios paslaugos, skaidrinimas ir viešinimas vienas iš pagrindinių aspektų siekiant gerinti vartotojų pasitenkinimą institucijos darbu. Kuriant skaitmeninį sprendimą bus skaitmenizuoti institucijos vidiniai paslaugos teikimo procesai: 1) visi dokumentams reikalingi velionio ir artimojo asmens duomenys bus pateikiami pasinaudojus integracijomis su kitomis valstybinėmis sistemomis; 2) bus sudaryta galimybė visus galutinius paslaugų rezultatus gyventojui pateikti skaitmenine forma; 3) visų teikiamų paslaugų sprendimų nagrinėjimas bus perkeltas į skaitmeninę erdvę - seniūnijos specialistams norint įvertinti kapavietės užimtumą, būklę ir kitus parametrus nereikės vykti tiesiogiai į kapines, visa informacija bus pasiekiama iš darbo vietos, .t .y. bendra vietos situacija kapinėse matysis iš drono pagrindo nuotraukos, matmenys nustatomi centimetro tikslumu, vertinama ar nėra trukdančių medžių ar kitų objektų, kapavietės būklė vertinama iš jos aktualiausios nuotraukos, visi duomenys apie velionis ir jų artimuosius pateikiama prie konkrečios kapavietės. Atverti kapinių duomenys bus lengvai prieinami ir pritaikyti bent kelioms socialiai pažeidžiamoms grupėms: 1) vyresnio amžiaus grupėms – sprendimo dizainas numatytas sukurti itin mažai patirties ir mažos informacinių technologijų kvalifikacijos turintiems vartotojams, užtikrinantis paprastą naudojimąsi ir rezultatui pasiekti reikalingam minimaliam paspaudimu kiekiui, su daug tekstinių ir grafinių paaiškinimų kaip naudotis; 2) mažesnes pajamas gaunančioms grupėms – pritaikant paprastą ir aiškų sistemos dizainą bei adaptyvų prisitaikymą prie mobiliųjų įrenginių, kad informacijai pasiekti užtektų mobilaus įrenginio; 3) kaimo vietovėse gyvenantiems – sprendimas pasiekiamas iš bet kokios atokios gyvenamosios vietos, kuriam reikalingas tik interneto ryšys; 4) asmenims su negalia – sprendimas pilnai pritaikomas mobiliesiems įrenginiams, kuriuose numatyti asistentai ir pagalbiniai įrankiai asmenims turintiems įvairias negalias. Dėl skaitmeninio sprendimo sukūrimo (modernizavimo) atsiradusi nauda: 1) sumažinamas aptarnavimo ir paslaugos suteikimo laikas; 2) skaitmeninis registras leis sekti visa veiksmų istoriją, todėl korupcijos galimybė sumažinama iki minimalios; 3) atveriami duomenys gyventojams, taip skaidrinant visą laidojimo paslaugų procesą; 4) suskaitmeninami tiek vidiniai tiek išoriniai procesai; 5) inventorizuojami visi rajone esantys objektai; 6) sudaroma galimybė į dažniausiai užduodamus klausimus gauti atsakymus visą parą, bet kuriuo metu; 7) suskaitmeninimas ir vystomas kultūros paveldo atminimas. Įgyvendinus projektą bus keliamas Joniškio rajono savivaldybės Archyvo, pažymų ir kitų dokumentų išdavimo paslaugos (patvirtintos 2024 m. balandžio 22 d. įsakymu Nr. A-210, https://joniskis.lt/savivaldybe/paslaugos/administracines-paslaugos/685) brandos lygis: - leidimo laidoti išdavimas; - pažymos, patvirtinančios žmogaus laidojimo vietą ir laiką, išdavimas; - Atsakingo už kapavietės (kapo) ar kolumbariumo nišos priežiūrą asmens įrašo žurnale registravimas arba įrašo pakeitimas; - Kapavietės (kapo) identifikavimas; - Leidimo įrengti, pertvarkyti, remontuoti kapavietę išdavimas; - Sutikimo ekshumuoti ir perkelti žmogaus palaikus išdavimas.