Problema – detalios kapinių infrastruktūros inventorizacijos ir privalomai saugomų duomenų skaitmeninio registro trūkumas bei teikiamų aptarnavimo paslaugų lygis neatitinka šios dienos poreikių: • savivaldybių seniūnijose visi laidojimo duomenys vis dar kaupiami popieriniuose žurnaluose, sprendimams priimti specialistai turi keliauti po visas seniūnijas, kapinėse vertinti kapavietes, taip prailginant paslaugos teikimo laiką itin jautriu aptarnaujamam asmeniui gyvenimo atveju, taip pat padidinant tikimybę padaryti žmogišką klaidą; • nėra galimybių užsisakyti paslaugą elektroniniu būdu, todėl visais atvejais tenka vykti fiziškai į atsakingą seniūniją, yra gaištamas laikas kelionėse, patiriamos kelionės išlaidos; • nesant skaitmeninių sprendimų ir sukurtos informacinės sistemos sudėtinga vykdyti apleistų, neprižiūrimų kapaviečių priežiūrą; • emigravus ar numirus už kapavietės priežiūrą atsakingam asmeniui ar tiesiog dėl tam tikrų aplinkybių nepalaikant ryšių su už kapavietės priežiūrą atsakingu asmeniu kitiems kapavietėje palaidotų velionių artimiesiems sudėtinga žinoti, kur tiksliai yra kapavietė, kada buvo paskutinį kartą palaidotas asmuo, kada būtų galima kapavietėje palaidoti naują velionį. Šiaulių apskrities Pakruojo ir Šiaulių rajonų savivaldybių administracijos (toliau – PŠSA) atsakingos ir teikia viešąsias paslaugas Pakruojo ir Šiaulių rajonuose esančiose 424 kapinėse, iš kurių nesuskaitmenintos 422 kapinės (Pakruojo r. – 209, Šiaulių r. – 213)“, nesuskaitmenintų kapinių plotas 109,7115 ha (Pakruojo r. – 42,9915 ha, Šiaulių r. – 66,72 ha)“. Per metus visose kapinėse išduodama nuo 1900 iki 2200 leidimų laidoti. Problemos sprendimo būdas – laidojimo duomenų informacinės sistemos kūrimas bei esamų IT sistemų integracijos, naudojant rinkoje platinamus kapinių skaitmeninio valdymo IT sprendimus, kapinių infrastruktūros inventorizavimas bei laidojimo duomenų skaitmeninimas (sukuriant tikslius skaitmeninius kapinių žemėlapius, kiekvienai kapavietei suteikiant identifikacijos numerį bei tikslias koordinates, patalpinant kiekvienos kapavietės nuotraukas, suskaitmeninant visus popierinius laidojimo žurnalus, visus tekstinius bei grafinius duomenis susiejant su konkrečiomis kapavietėmis). Įgyvendinant projektą bus naudojami jau rinkoje platinami kapinių skaitmeninio valdymo IT sprendimai, kurie būtinai turės tenkinti šiuos reikalavimus: • naudoti Lietuvos koordinačių sistemą LKS-94; • turėti įdiegtas kapinių teritorijų bei kapinių administravimo duomenų tvarkymo priemones atitinkančias teisės aktuose nustatytus teritorijų planavimo ir kapinių tvarkymo taisyklių reikalavimus; • turėti įdiegtą kapaviečių skyrimo ir leidimo laidoti proceso integraciją su Elektroniniuose valdžios vartuose (www.epaslaugos.lt) veikiančia paslauga „Leidimo laidoti išdavimas“; • turėti įdiegtą prieigą prie sukurtų duomenų per API sąsają atitinkančią teisės aktuose nustatytus reikalavimus; • turėti įdiegtą savivaldybės kapinių duomenų išrašo parengimo funkcionalumą. Projekto rezultatas – sukurta laidojimo duomenų informacinės sistema su integruotais skaitmeniniais kapinių žemėlapiais bei duomenų registravimo baze, atvira gyventojams bei visuomenei. Pasekmės – atlikus kapinių inventorizaciją ir duomenis perkėlus į elektroninę erdvę, kurioje atviri duomenys bus prieinami visuomenei, bei sukūrus elektroniniu būdu teikiamas paslaugas, bus sudaryta galimybė Šiaulių apskrities Pakruojo ir Šiaulių rajonų savivaldybių administracijoms: • Sutrumpinti paslaugos suteikimo trukmę daugiau negu 90% (nuo 20 darbo dienų iki kelių valandų); • Atlikti visus situacijos vertinimo darbus nepalikus savo darbo vietos; • Suteikti paslaugą nuotoliniu būdu; • Šiuolaikiškai skaitmeniniu formatu kaupti laidojimo duomenis ir išlaikyti registro vientisumą; • Įgalinti gyventojus patiems rasti reikiamą kapavietę GPS pagalba bei teikti informaciją apie duomenų atnaujinimą; • Inspektuoti kapinių infrastruktūros pokyčius dronų pagalba ir užtikrinti administracinę tvarką kapinėse; • Atveriant duomenis gyventojams skaidrinti visą laidojimo administravimo procesą ir 100% mažinti korupcijos atvejų; • Mažinti žmogiškųjų klaidų skaičių ypač jautrioje viešojoje paslaugoje; • Dalintis, keistis duomenimis su kitomis institucijomis. Tikėtinos projekto naudos: 1. Išaugtų paslaugos ir (ar) jai suteikti reikalingų veiklos procesų atsparumas kibernetinėms grėsmėms. Sukūrus vientisą skaitmeninį laidojimo duomenų registrą visi jautrūs duomenys jų peržiūrai ir redagavimui būtų pasiekiami tik su konfidencialiais ir unikaliais prisijungimais, visi pokyčiai registre fiksuojami veiksmų žurnale, identifikuojant juos atlikusius asmenis 2. Sumažėtų klaidų teikiant paslaugą tikimybė. Sistema suteiks galimybę sprendimui priimti įvertinti visus reikiamus informacijos šaltinius vienoje vietoje, matyti visus istorinius veiksmus, numatyta „4-ių akių“ patikros funkcija, kai suvestus duomenis patvirtinti gali būti pasitelkiamas kitas darbuotojas. 3. Paslaugos teikimo veiklos procesams atlikti reikėtų mažiau žmonių. Atsakingas specialistas gali priimti sprendimą įvertinęs visą informaciją pats, jam nebus būtina kapinių prižiūrėtojo informacija iš fizinės paslaugos suteikimo vietos, t.y. kapinių. 4. Paspartėtų paslaugai suteikti reikalingi veiklos procesai. Sistema suteikia galimybę sprendimą priimti nevykstant į vietą, paslaugos suteikimo laikas atskirais atvejais sumažėja nuo 20 darbo dienų iki kelių valandų. 5. Būtų suvienodinta tokią pačią paslaugą teikiančių institucijų analogiškų veiklos procesų atlikimo praktika. Suskaitmeninus veiklos procesus sudaroma galimybė dalintis gerąją praktiką su kitomis savivaldybėmis, taip suvienodinant procesų atlikimą. 6. Padidėtų paslaugos teikimo veiklos procesų skaidrumas. Sistemoje registruojant visus istorinius veiksmus ir už juos atsakingus asmenis maksimaliai sumažinama korupcijos tikimybė, duomenų bazės prieinamumas gyventojams prisideda prie visuotinio laidojimo procesų skaidrinimo. 7. Institucija per tą patį laiką galėtų aptarnauti daugiau paslaugos gavėjų. Maksimaliai sumažinamas aptarnavimo laikas, todėl institucija per tą patį laiką galės aptarnauti daugiau paslaugos gavėjų. 8. Būtų taupomas paslaugos teikimo veiklos procesus atliekančių darbuotojų laikas. Vienas pagrindinių projekto rezultatų – maksimaliai sumažinamas aptarnavimo laikas, nereikės vykti į vietą, visi reikiami duomenys bus iš registrų ir sistemos, todėl bus taupomas paslaugos teikimo veiklos procesus atliekančių darbuotojų laikas. 9. Mažėtų paslaugos suteikimo laiko ir sprendimo priklausomybė nuo netinkamo paslaugą teikiančių darbuotojų veikimo. Perkėlus į skaitmeninę erdvę daug sprendimo priėmimo dedamųjų, standartizuojami ir nuo nesankcionuotų pokyčių apsaugomi procesai, taip išlaikant sprendimų kokybę. Pvz. fiksuoti galimi išduodi kapaviečių dydžiai. 10. Paslaugos gavėjui mažėtų poreikis kreiptis į įvairias institucijas, siekiant gauti paslaugą. Sistemos integracijos su numatytomis kitų institucijų sistemomis maksimaliai sumažina gavėjui poreikį kreiptis į kitas institucijas ir paslaugą galima gauti tiesiai iš paslaugos tiekėjo. 11. Būtų galima automatizuotai kaupti su paslaugos teikimo veiklos procesais susijusias žinias ir patirtį. Skaitmeninis laidojimų duomenų registras ir atitinkamos ataskaitos leidžia kaupti ir analizuoti laidojimo tendencijas ir kapinių teritorijų poreikį. 12. Būtų sustiprinta ir paspartinta tarpinstitucinė komunikacija, siekiant suteikti paslaugą. Sistemos duomenis gali pasiekti kitų institucijų darbuotojai iškart iš savo darbo vietos, turėdami jiems suteiktus prisijungimus. 13. Paslauga taptų lengviau prieinama įvairių gebėjimų paslaugų vartotojams. Dėl sumažėjusių reikalingų pateikti dokumentų skaičiaus ir tarpinstitucinių duomenų mainų vartotojams paslauga būtų suteikiama greičiau ir paprasčiau, nes 95% duomenų bus pasiekiama specialistui vienoje sistemoje. 14. Išaugtų vartotojų pasitenkinimas institucijų teikiamomis paslaugomis. Laidojimo paslaugų ir jų suteikimo procesų, kaip ypač jautrios paslaugos, skaidrinimas ir viešinimas yra vienas iš pagrindinių aspektų, siekiant gerinti vartotojų pasitenkinimą institucijos darbu. 15. Sumažėtų finansinės paslaugos teikimo veiklos procesų atlikimo sąnaudos. Maksimaliai sumažinamas aptarnavimo laikas, todėl tuo pačiu sumažės tiek su paslaugos suteikimu susijusios išlaidos, tiek paslaugas teikiančių darbuotojų darbo užmokesčio sąnaudos. 16. Išaugtų paslaugų naudotojų skaičius. Paslaugos procesai galimai neturi įtakos paslaugų naudotojų skaičiui dėl išskirtinai gyvenimiško atvejo, bet tikėtina, kad padidės kapaviečių priežiūra užsiimančių, ritualines paslaugas teikiančių asmenų, besinaudojančių sukurta sistema, skaičius. 17. Išaugtų paslaugų naudotojų pasitenkinimas teikiama paslauga. Laidojimo paslaugų ir jų suteikimo procesų skaidrinimas, viešinimas ir modernizavimas yra pagrindinis aspektas siekiant gerinti vartotojų pasitenkinimą institucijos darbu. Projektas atitiks šiuos Skaitmeninių sprendimų vertinimo metodikos III skyriuje numatytus privalomus kriterijus: kuriant (modernizuojant) skaitmeninį sprendimą prisidedama prie RPP nustatytos regioninės plėtros problemos (-ų) sprendimo; kuriant (modernizuojant) skaitmeninį sprendimą numatoma pakartotinai naudoti (dalytis) institucijų jau surinktais duomenimis; skaitmeninio sprendimo prieinamumas bus užtikrintas ir socialiai pažeidžiamoms grupėms ir kt.; sukūrus (modernizavus) skaitmeninį sprendimą bus sudarytos galimybės dalytis informacija ir duomenimis su kitomis institucijomis; skaitmeniniai sprendimai bus kuriami (modernizuojami) pakartotinai panaudojant jau egzistuojančius skaitmeninius sprendimus tam tikroje srityje ir (ar) pakartotinai panaudojant jau sukurtą IRT infrastruktūrą; Tolimesnį aprašymą žr. popieriniame PĮP.