Šiuo metu Užsienio reikalų ministerija naudoja valstybės informacinę sistemą – Konsulinių procedūrų valdymo informacinę sistemą (toliau – KPVS). Sistemos naudotojai – konsuliniai pareigūnai, dirbantys Lietuvos Respublikos diplomatinėse atstovybėse ir kosulinėse įstaigose užsienyje. KPVS sistemos dėka, konsuliniai pareigūnai užsienyje gyvenančių Lietuvos Respublikos piliečių prašymu gali išduoti tam tikrus dokumentus (asmens grįžimo pažymėjimus, konsulines pažymas), įtraukti asmenis į konsulinę registraciją, įtraukti informaciją apie pareiškėją ir jo Užsienio reikalų ministerijai pateikto dokumento legalizavimą, išduotą pažymą Apostille, įvesti mokėjimą už konsulinę paslaugą ir išduoti mokėjimą patvirtinančius kvitus, formuoti finansines ir atliktų konsulinių veiksmų ataskaitas. Dirbant su KPVS sistema, visi darbo procesai atliekami rankiniu būdu. Tai reikalauja nemažų konsulinio pareigūno darbo sąnaudų. Lietuvos Respublikos piliečiai, taip pat užsieniečiai ir asmenys be pilietybės, kreipdamiesi dėl konsulinės paslaugos, kurią teikiant naudojama KPVS sistema, neturi galimybės pateikti Prašymą dėl reikiamų dokumentų gavimo elektroniniu būdu ir sumokėti už paslaugą banko kortele iš anksto Prašymo pateikimo metu. Modernizuojant KPVS sistemą, planuojami problemų sprendimų rezultatai: 1. Išaugtų paslaugos ir (ar) jai suteikti reikalingų veiklos procesų atsparumas kibernetinėms grėsmėms, tam bus įdiegti moderniausi kibernetinės saugos elementai; 2. Sumažėtų klaidų teikiant paslaugą tikimybė - per integracines sąsajas su kitais valstybės registrais gautų duomenų perkėlimas ir jų įrašymas į dokumentų šablonus, parengtų šablonų naudojimas maksimaliai sumažintų klaidų tikimybę ir duomenų, įvedamų rankiniu būdu, apimtis; 3. Paspartėtų paslaugai suteikti reikalingi veiklos procesai - vykstant per integracines sąsajas su kitais valstybės registrais gautų duomenų automatiniam perkėlimui ir kiek įmanoma sumažinus duomenų įvedimą rankiniu būdu, paslauga bus teikiama greitai ir kokybiškai, paslaugai suteikti reikalingi veiklos procesai maksimaliai sutrumpėtų; 4. Būtų suvienodinta tokią pačią paslaugą teikiančių institucijų analogiškų veiklos procesų atlikimo praktika - bus suvienodintas Lietuvos atstovybių užsienyje veiklos procesų atlikimo procesas; 5. Padidėtų paslaugos teikimo veiklos procesų skaidrumas - vartotojas turės galimybę sekti paslaugos teikimo eigą, matyti paslaugos būseną; 6. Institucija per tą patį laiką galėtų aptarnauti daugiau paslaugos gavėjų - sutrumpėjus paslaugos teikimo laikui, bus aptarnauta daug daugiau paslaugos gavėjų; 7. Būtų taupomas paslaugos teikimo veiklos procesus atliekančių darbuotojų laikas - maksimaliai sutrumpėtų paslaugai teikti skirtas laikas, būtų sutaupyta 50 proc. darbo laiko, kurį darbuotojai galėtų skirti kitoms funkcijoms atlikti; 8. Mažėtų paslaugos suteikimo laiko ir sprendimo priklausomybė nuo netinkamo paslaugą teikiančių darbuotojų veikimo - bus diegiama vientisa (laiko ir sprendimo priėmimo požiūriu) paslaugos teikimo veiklos procesų seka; 9. Paslaugos gavėjui mažėtų poreikis kreiptis į įvairias institucijas, siekiant gauti paslaugą - užsienyje gyvenantis paslaugos gavėjas turės galimybę dėl reikiamų dokumentų gavimo kreiptis tik į Lietuvos atstovybę ar konsulinę įstaigą užsienyje; 10. Būtų galima automatizuotai kaupti su paslaugos teikimo veiklos procesais susijusias žinias ir patirtį (organizacijos žinių valdymas, institucinės atminties išsaugojimas) - modernizuotas skaitmeninis sprendinys apims statistinės analitinės ir finansinės informacijos, vartotojų vertinimų ir pasitenkinimo rodiklių formavimo galimybę; 11. Būtų sustiprinta ir paspartinta tarpinstitucinė komunikacija, siekiant suteikti paslaugą - elektroninės prieigos ir duomenų sąsajos užtikrins sparčią institucijų komunikaciją; 12. Paslauga taptų lengviau prieinama įvairių gebėjimų paslaugų vartotojams - skaitmeninis sprendinys bus pritaikytas visoms socialinėms grupėms; 13. Išaugtų vartotojų pasitenkinimas institucijų teikiamomis paslaugomis - bus numatyta galimybė vartotojams pateikti pasitenkinimo įvertį, pastabas apie paslaugos teikimo eigą ir kokybę; 14. Sumažėtų finansinės paslaugos teikimo veiklos procesų atlikimo sąnaudos - mažesnės paslaugos teikimo laiko sąnaudos leistų nuo 50 iki 80 proc. sumažinti finansines veiklos procesų sąnaudas; 15. Išaugtų paslaugų naudotojų skaičius - paslaugos naudotojų bus daugiau dėl didesnio į Lietuvos atstovybes užsienyje nusprendusių nevykti vartotojų skaičiaus; 16. Išaugtų paslaugų naudotojų pasitenkinimas teikiama paslauga - dėl sutaupytų lėšų ir laiko sąnaudų, paslaugos teikimo skaidrumo išaugs paslaugos gavėjų pasitenkinimas teikiamomis paslaugomis; 17. Nauda užsienyje gyvenantiems Lietuvos piliečiams - užsienyje gyvenantys Lietuvos piliečiai bus skatinami aktyviau naudotis valstybės teikiamais skaitmeniniais ištekliais, palaikyti ryšį su Lietuva, labiau įsitraukti į Lietuvos gyvenimą. Modernizuojamas skaitmeninis sprendinys bus bendrojo naudojimo, kuriuo potencialiai galės naudotis daugiau kaip 20 institucijų. Juo naudosis konsulines paslaugas teikiančios Lietuvos Respublikos diplomatinės atstovybės ir konsulinės įstaigos užsienyje (apie 60), laikomos Užsienio reikalų ministerijos administraciniais padaliniais užsienyje. Modernizuojant skaitmeninį sprendimą numatoma pakartotinai naudoti ir dalytis institucijų jau surinktais duomenimis. Numatoma naudotis VĮ „Regitra“, VĮ Registrų centro informacinių sistemų duomenimis, dalytis su kitomis institucijomis informacija ir surinktais duomenimis, laikantis būtinųjų asmens duomenų apsaugos reikalavimų. Modernizavus skaitmeninį sprendinį bus numatyta elektroninių duomenų sąsaja, skirta dalytis informacija su kitomis valstybės informacinėmis sistemomis apie Lietuvos Respublikos diplomatinių atstovybių ir konsulinių įstaigų išduotus dokumentus (asmens grįžimo pažymėjimus, konsulines pažymas, įgaliojimus), Užsienio reikalų ministerijos legalizuotus dokumentus. Esant poreikiui, duomenys gali būti perduodami VSAT informacinei sistemai, kitoms suinteresuotoms institucijoms. Skaitmeniniai sprendimai bus modernizuojami pakartotinai panaudojant iki 4 komponentų iš jau egzistuojančių skaitmeninių sprendimų rinkoje, taip pat panaudojant jau sukurtą IRT infrastruktūrą – taikant (modernizavus) esamas KPVS sistemos funkcijų sąsajas su VĮ „Regitra“, Valstybės informacinių išteklių sąveikumo platformos (VIISP) integracines sąsajas. Modernizuotu skaitmeniniu sprendiniu bus užtikrintas skaitmeninio sprendimo prieinamumas daugiau nei trims socialiai pažeidžiamoms grupėms: ilgalaikiams bedarbiams ir gyvenantiems mažo darbo intensyvumo namų ūkiuose, socialinę riziką patiriančioms šeimoms, auginančioms vaikus, žmonėms su negalia, vienišiems senyvo amžiaus žmonėms, sudarant piliečiams galimybę pateikti prašymą konsulinei paslaugai suteikti elektroniniu būdu, apmokėti už paslaugą jiems patogiu būdu (mokėjimo kortele arba pavedimu), asmens pageidavimu gauti dokumentą paštu, kreiptis dėl konsulinės paslaugos ir ją gauti neatvykus į Lietuvos Respublikos diplomatinę atstovybę ar konsulinę įstaigą užsienyje, tokiu būdu taupant laiką ir neskiriant papildomų lėšų kelionei. Modernizuotos sistemos pagalba keliamas šių paslaugų brandos lygis: asmens grįžimo pažymėjimo išdavimas, civilinės būklės aktų registravimas, išrašų išdavimas ir civilinės būklės aktų įtraukimas į apskaitą, bei kitos paslaugos, kurios smulkiau detalizuojamos Priede Nr. 11 Papildomi projekto tikslai ir skaitmeninių paslaugų detalizavimas. Modernizuojant skaitmeninį sprendinį ir įtraukus papildomą KPVS sistemos funkciją – Laikinojo kelionės dokumento (ETD, Emergency Travel Document) išdavimą, bus galimybė teikti paslaugą taip pat ES piliečiams, esantiems ne tik ES valstybės narės, bet ir trečiosios pasaulio šalies teritorijoje, kur nėra ES piliečio diplomatinio atstovavimo galimybės, bet yra Lietuvos Respublikos diplomatinė atstovybė ar konsulinė įstaiga, galinti teikti konsulinę pagalbą ES piliečiams. Kuriant skaitmeninį sprendimą bus taikomi atvirieji standartai, nustatyti Duomenų teikimo formatų ir standartų rekomendacijose, patvirtintose Informacinės visuomenės plėtros komiteto direktoriaus 2013 m. kovo 25 d. įsakymu Nr. T-36 „Dėl Duomenų teikimo formatų ir standartų rekomendacijų patvirtinimo“. Bus privalomai taikomi atvirųjų standartų formatai HTML5, PDF, XML, CSV, taip pat kiti formatai, siekiant kuo didesnio modernizuojamos valstybės informacinės sistemos KPVS prieinamumo ir pasiekiamumo. Taip pat numatomi įgyvendinti privalomieji Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. rugpjūčio 13 d. nutarimu Nr. 818 „Dėl Lietuvos Respublikos kibernetinio saugumo įstatymo įgyvendinimo“ nustatyti reikalavimai, OWASP arba SANS, kiti kibernetinio saugumo reikalavimai. Modernizuodama KPVS sistemą, Užsienio reikalų ministerija pasinaudos turimais gebėjimais ir įgyta patirtimi įgyvendinant panašaus masto skaitmeninių sprendimų kūrimo (modernizavimo) projektus. Ministerija sukaupė gebėjimų ir patirties, įgyvendinusi kelis panašius projektus: Lietuvos narystės Europos Sąjungoje informacinės sistemos (LINESIS), Supaprastinto tranzito dokumentų informacinės sistemos (STDIS) projektus, taip pat įgyvendindama Ekonominės informacijos valdymo ir keitimosi sistemos (EKODB) projektą. Numatoma, kad įgyvendinant KPVS sistemos modernizavimo projektą, dalyvaus Užsienio reikalų ministerijos Informacinių technologijų departamento Informacinių sistemų projektų valdymo, Informacinių sistemų vystymo ir priežiūros skyrių specialistai ir veiklos analitikai, Diplomatinės tarnybos saugos departamento Kibernetinės saugos skyriaus specialistai, Konsulinio departamento veiklos ekspertai, Užsienio reikalų ministerijos duomenų saugos įgaliotinis. Modernizuojant informacinę sistemą, bus užtikrintas skaitmeninio sprendinio prieinamumas ne tik valstybine lietuvių, bet ir anglų kalba, o prireikus ir kita Ministerijos pasirinkta užsienio kalba pagal poreikį <...> tęsinys rinkmenose.